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Die Verwendung von E-Mail zur Kommunikation für Ihr Unternehmen kann bequem, wirtschaftlich und schnell sein. In E-Mails fehlen die Körpersprache und die Sprachbeugungen, die erforderlich sind, um Ihren Standpunkt richtig zu vermitteln. Daher sollten Sie einige geschäftliche E-Mail-Etikette-Regeln befolgen. Ohne das richtige E-Mail-Verfahren könnte Ihr Punkt missverstanden werden und ein Problem verursachen, für dessen Behebung eine persönliche Mitteilung erforderlich ist.

Verwenden Sie professionelle Sprache

Laut dem Microsoft Midsize Business Center ist es am besten, beim Senden einer E-Mail Umgangssprache und regionale Umgangssprachen zu vermeiden. Sie sollten eine einfache Geschäftssprache verwenden, die nicht falsch interpretiert werden kann. Verwenden Sie prägnante Sätze in direkter Sprache, die es Ihrem Leser ermöglichen, Ihre Bedeutung zu verstehen, ohne eine Fehlinterpretation zu verursachen.

Struktur

Verwenden Sie dieselbe grammatikalische Struktur und Satzstruktur wie in einem Standardgeschäftsbrief. Vermeiden Sie die Verwendung von "Internet Speak" wie "LOL", um laut zu lachen, und verwenden Sie nicht alle Großbuchstaben, um einen Punkt hervorzuheben. Die Verwendung von Großbuchstaben entspricht einem Schreien und wird als unhöflich angesehen.

Fass dich kurz

Eine E-Mail sollte verwendet werden, um eine schnelle Nachricht zu übermitteln, z. B. eine Bestätigung einer Zustellung oder eine Besprechung. Eine geschäftliche E-Mail sollte kurz sein und aus zwei oder drei prägnanten Sätzen bestehen. Wenn das Thema ausführlicher besprochen werden soll, geben Sie an, dass Sie das Thema persönlich oder telefonisch besprechen möchten.

Betreff

Verwenden Sie eine Betreffzeile, die die E-Mail in wenigen Worten beschreibt, und fügen Sie auch Ihren Namen in die Betreffzeile ein, damit der Empfänger weiß, von wem die E-Mail stammt. Wenn Sie Ihren Namen nicht in die Betreffzeile aufnehmen, kann der Empfänger die E-Mail löschen, wenn er denkt, dass es sich um ein Marketingartikel handelt.

Anhänge verwenden

Anhänge werden häufig von E-Mail-Filtern auf Unternehmensservern überprüft. Wenn Sie jedoch der Meinung sind, dass Sie einer geschäftlichen E-Mail einen Anhang hinzufügen müssen, müssen Sie am Ende Ihrer E-Mail angeben, dass ein Anhang vorhanden ist, und anschließend eine kurze Beschreibung geben.

HTML-Inhalt

Viele E-Mail-Newsletter verwenden HTML-Inhalte, um ein Format für die E-Mail zu erstellen und Grafiken einzubinden. Bei einer geschäftlichen E-Mail, die Sie an einen Kunden oder Geschäftspartner senden, sollten Sie die Verwendung von HTML-Inhalten vermeiden. Einige E-Mail-Programme blockieren HTML-Inhalte und das Ergebnis kann das Lesen Ihrer E-Mails verwirren.