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E-Mail hat die Gesichtskommunikation in der Geschäftswelt verändert, indem weniger herkömmliche Geschäftsbriefe verwendet wurden und Kunden, Mitarbeitern und Vorgesetzten eine schnellere Möglichkeit zur Übermittlung einer Nachricht geboten wurde. Mit dem technologischen Wandel gehen jedoch die unvermeidlichen Missverständnisse über das Schreiben von Geschäfts-E-Mails einher. Aufgrund ihrer Schnelligkeit und ihres ungezwungenen Gefühls weisen geschäftliche E-Mails oft nicht das gleiche Maß an Professionalität und Klarheit auf wie geschäftliche Briefe. Mit der richtigen Anleitung, Pflege und Bearbeitung können Ihre geschäftlichen E-Mails jedoch genauso professionell sein wie gedruckte E-Mails.

Leistungen

Die Integration von E-Mail in das Geschäft hat aufgrund der schnellen Übertragung von Nachrichten zur Globalisierung vieler Branchen beigetragen. Unabhängig davon, ob Sie vor E-Mail und Fax einen Geschäftsbrief nach New York oder London gesendet haben, dauerte die schriftliche Kommunikation viel länger als jetzt. E-Mail spart Zeit und steigert wiederum die Kommunikation und Produktivität.

Bedeutung

Laut Ferris Research im Jahr 2010 nutzen in Nordamerika etwa 145 Millionen Menschen E-Mails aus geschäftlichen Gründen, während der durchschnittliche Geschäfts-E-Mail-Benutzer etwa 600 E-Mails pro Woche sendet. Seit ihrer Einführung in die Geschäftswelt hat E-Mail die führende Rolle in der Geschäftskommunikation eingenommen, was den Druck auf die Menschen erhöht, außergewöhnliche E-Mails zu versenden. Aufgrund des hohen Nachrichtenaufkommens, das eine durchschnittliche geschäftliche E-Mail-Adresse verlässt, ist es schwierig, konsistent perfekte, grammatikalisch korrekte und gut strukturierte Inhalte zu versenden, aber eine schlecht geschriebene, unstrukturierte E-Mail kann erhebliche negative Auswirkungen auf Sie und Ihr Unternehmen haben.

Eigenschaften

Eine geschäftliche E-Mail muss effizient strukturiert sein, da die meisten Empfänger keine Zeit haben, viel Text in einer E-Mail zu sichten, um den Hauptpunkt zu finden. Geschäftliche E-Mails sollten den Zweck der Nachricht früh im Text angeben, den Nachrichtentext als Möglichkeit nutzen, um lose Enden zu verbinden und verwirrende Punkte zu erklären, und den Schluss, um das Intro zu rekapitulieren und eine kurze Abmeldung abzugeben. Der Schlüssel ist, die E-Mail so kurz wie möglich zu halten, ohne auf wichtige Informationen oder Geschäftstakt zu verzichten. Die Funktionen einer geschäftlichen E-Mail sind formelhaft, sodass die Empfänger genau wissen, was sie strukturell erwarten und wo sie nach Antworten suchen müssen.

Warnungen

Beim Schreiben von geschäftlichen E-Mails gibt es einige "Verbote", die verhindern, dass Ihr Empfänger belästigt oder beleidigt wird, und Sie davon abhalten, unprofessionell auszusehen. Diese Punkte sollten religiös befolgt werden, da sie Sie und Ihr Unternehmen direkt betreffen und möglicherweise Ihre Beziehungen zu bestimmten Personen beeinträchtigen können.

Senden Sie keine HTML-E-Mails. Viele Leute haben ihre E-Mail-Konten auf "Nur Text-E-Mails" eingestellt, sodass HTML unordentlich und unorganisiert aussieht und den Zweck der gesamten Nachricht zunichte macht.

Senden Sie keine Anhänge oder In-Text-Bilder in Ihren E-Mails, es sei denn, Ihr Kunde fordert Sie dazu auf. Einige Personen haben immer noch DFÜ-Verbindungen oder langsame Netzwerkverbindungen, die häufig blockiert werden, wenn ungerechtfertigte Anhänge an ihre Posteingänge gesendet werden. Der Empfänger wird nicht glücklich sein, wenn sein Internet eine Stunde lang einen Anhang entpackt und die Verbindung einfriert.

Wenn Sie eine Aktien-E-Mail an eine Gruppe von Personen senden, stellen Sie sicher, dass Sie alle zutreffenden Informationen so ändern, dass sie sich auf jeden Empfänger beziehen. Beginnen Sie, indem Sie jeden Empfänger mit seinem Vor- und / oder Nachnamen ansprechen, und vergessen Sie nicht, andere Details wie Firmenname, Adressen und Kontaktinformationen zu ändern. So schmerzhaft das auch ist, es ist besser, als Herrn Johnson, dem CEO, eine Nachricht zu senden, die an Debra Flannery, die PR-Direktorin, gerichtet ist.

Halten Sie sensible Informationen aus E-Mails fern und trennen Sie Ihren Namen von Kontroversen. Wenn die Art Ihres Geschäfts mit einer Person sensible Meinungen oder schlechte Nachrichten beinhaltet, rufen Sie sie einfach an, um das Problem zu besprechen. Es gibt bestimmte Nachrichten, mit denen Ihr Name aus persönlichen Gründen nicht verbunden werden soll. Behalten Sie also Ihren Namen bei und haben Sie keine Angst, einen Anruf zu tätigen.

Überlegungen

Viele Ihrer E-Mails dienen als eine einzige Chance, einen Kunden für Unternehmen zu erreichen. So schön es auch wäre, jedem potenziellen Kunden persönliche, persönliche Aufmerksamkeit zu schenken, das ist nicht realistisch. Ihre geschäftlichen E-Mails - von der ersten bis zur letzten - müssen ein Höchstmaß an Professionalität, Struktur, Grammatik, Zeichensetzung und Prägnanz aufweisen. Wenn Sie die Vorteile, die Bedeutung, die Anatomie und die Tabu-Aktionen in einer geschäftlichen E-Mail verstehen, können Sie beginnen, das gelegentliche Stigma zu ändern, das mit dem Schreiben von E-Mails verbunden ist. Bevor Sie Ihre geschäftliche E-Mail senden, lesen Sie sie mehrmals durch und lassen Sie sie von dieser Person bearbeiten, wenn Sie jemanden zur Hand haben. Ein zweites Augenpaar ist immer gut.