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Ausgelagerte Abrechnungen sind praktisch, können aber auch teuer sein. Sie müssen für jede von ihnen eingereichte Rechnung eine Agentur oder einen Abrechnungsservice bezahlen. Das Senden von Informationen an das Abrechnungsunternehmen verlängert auch die Zeit, die erforderlich ist, um Ihre Rechnungen an Kunden zu senden. Wenn Sie Ihren Abrechnungsprozess intern zurücksenden, können Sie genau verfolgen, wann Rechnungen gesendet werden. Sie können auch Geld sparen. Der Wechsel von der ausgelagerten zur internen Abrechnung erfordert Planung und Vorbereitung, um Fehler zu vermeiden.

Methodik

Obwohl Sie mit getippten oder sogar handschriftlichen Rechnungen handschriftlich abrechnen können, automatisiert eine Abrechnungssoftware den Prozess und macht ihn schneller und effizienter. Wenn Sie bereits eine Buchhaltungssoftware wie Quickbooks verwenden, verwenden Sie die Abrechnungsfunktion der Software, um automatisch Rechnungen zu erstellen, Zahlungen zu erfassen und Kundenkonten zu verfolgen. Mit der Abrechnungssoftware richten Sie die Kundeninformationen einmal ein. Danach zeichnen Sie Transaktionen auf und klicken normalerweise nur auf eine oder zwei Schaltflächen, um die Rechnung auszustellen. Sie können auch Berichte erstellen, um Ihre Forderungen zu altern und Folgerechnungen auszustellen, ohne alle Informationen erneut eingeben zu müssen.

Personal

Bestimmen Sie die Person oder Personen, die für die Abrechnung verantwortlich sind, und schulen Sie sie in Abrechnungsverfahren. Im Idealfall finden Sie einen Mitarbeiter, der mit Abrechnung und Abrechnungssoftware vertraut ist. Wenn nicht, müssen Sie möglicherweise in Schulungen investieren. Abhängig vom Abrechnungsvolumen müssen Sie möglicherweise einen Mitarbeiter allein der Abrechnung widmen. Wenn die Arbeitsbelastung jedoch nicht zu hoch ist, können Sie Abrechnungsaufgaben mit anderen Sachbearbeitungsaufgaben kombinieren. Eine gute Buchführungspraxis schreibt vor, die Funktionen der Kreditorenbuchhaltung (Fakturierung) und der Debitorenbuchhaltung zu trennen, um das Risiko von Betrug oder Fehlern zu verringern. Wenn dies nicht möglich ist, lassen Sie regelmäßig Konten überprüfen, um nach Fehlern oder Unstimmigkeiten zu suchen.

Zeitliche Koordinierung

Der Zeitpunkt Ihrer Abrechnung kann Ihnen helfen, den Cashflow zu verwalten. Wenn Sie Ihre Abrechnung intern durchführen, zahlen Sie nicht jedes Mal, wenn Sie eine Rechnung senden, zusätzliches Geld, sodass Sie es möglicherweise von Vorteil finden, häufiger abzurechnen. Anstatt alle Rechnungen einmal im Monat auszustellen, können Sie beispielsweise jedem Kunden nach Abschluss der Arbeiten oder wöchentlich oder alle zwei Wochen eine Rechnung stellen. Sie können auch versuchen, innerhalb von 10 Tagen nach Erhalt der Rechnung einen Rabatt von einem Prozent oder zwei Prozent für die Zahlung anzubieten.

Andere Überlegungen

Koordinieren Sie den Wechsel von ausgelagerter zu interner Abrechnung mit Ihrem ehemaligen Abrechnungsunternehmen. Auf diese Weise vermeiden Sie, dass Ihre Kunden mit doppelten Rechnungen belästigt oder verwechselt werden. Sie möchten Kunden auch auf Änderungen der Rechnungs- oder Zahlungsadressen aufmerksam machen. Markieren Sie diese Änderungen auf den neuen Rechnungen, die Sie versenden. Möglicherweise benötigen Sie einen eigenen Bereich für die Abrechnung von Personal und Aufzeichnungen.