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Eine effektive E-Mail erzeugt das vom Verfasser beabsichtigte Ergebnis. Handelt es sich beispielsweise bei der Nachricht um eine Informationsanfrage bis zu einem bestimmten Datum, wird der Empfänger das verstehen. Eine wirkungsvolle E-Mail vermittelt dem Empfänger ein klares Verständnis der Absicht des Absenders. Im Gegensatz dazu können schlecht geschriebene E-Mails Verwirrung stiften und eine schlechte Meinung des Absenders hervorrufen. Unternehmen jeder Größe können einen akzeptablen Standard der schriftlichen Kommunikation, einschließlich E-Mail, erreichen, indem sie firmeninterne Anweisungen zum Schreiben von Unternehmen anbieten und die Verwendung eines Stilhandbuchs verlangen.

E-Mail-Standards

Das Schreiben in E-Mails sollte klar, prägnant und grammatikalisch korrekt sein. Schlechte Grammatik, Rechtschreibfehler und falsche Satzstruktur können den Leser ablenken. Autoren sollten versuchen, direkt, informativ und lösungsorientiert zu sein. Kurze, prägnante E-Mails sind leserfreundlich und vermitteln die Nachricht normalerweise erfolgreich. Die ideale Nachrichtengröße kann zwei oder drei Absätze mit nicht mehr als fünf Zeilen betragen. Der Verfasser sollte den Zweck der E-Mail am Anfang der Nachricht angeben und am Ende das gewünschte Ergebnis – wie das Fälligkeitsdatum für eine Antwort – angeben.

Die Betreffzeile

Stellen Sie sich die Betreffzeile als Überschrift eines Zeitungs- oder Zeitschriftenartikels vor. Es sollte leistungsstark, aufmerksamkeitsstark und genau auf den Inhalt oder Zweck der E-Mail bezogen sein. Eine gute Betreffzeile wird die Aufmerksamkeit des Empfängers auf sich ziehen und ihn dazu bringen, die E-Mail zu öffnen und zu lesen. Geschäftliche E-Mails müssen mit vielen anderen Nachrichten in den Postfächern von Unternehmen konkurrieren. Vage Betreffzeilen können dazu führen, dass wichtige E-Mails verworfen oder übersehen werden. Dies kann zu einer verspäteten Lieferung oder einem enttäuschten Kunden führen. Es kann effektiv sein, ein Fälligkeitsdatum in der Betreffzeile zu wiederholen.

Inhalt

Anreden sollten so weit wie möglich personalisiert werden. Kann der Name eines Empfängers nicht gefunden werden, sollte die E-Mail zumindest an eine Abteilung adressiert werden. Eine E-Mail ohne einen benannten Empfänger kann ungelesen sein. Es sollte nicht mehr als ein Thema pro E-Mail geben. Wenn eine Mitarbeiterin mit einer Abteilung oder Person über drei verschiedene Themen kommuniziert, sollte sie drei E-Mails senden. Auf diese Weise ist jede Betreffzeile in späteren E-Mails und Antworten weiterhin sinnvoll. Die Verwendung von Großbuchstaben oder Fettdruck zur Hervorhebung sollte minimiert werden. Diese Praxis kann für Empfänger ärgerlich sein, denen solche visuellen Hinweise nicht wichtig sind. Der Signaturblock von geschäftlichen E-Mails sollte vollständige Kontaktinformationen enthalten.

Stilhandbuch

Eine Möglichkeit, E-Mail-Probleme am Arbeitsplatz zu minimieren, besteht darin, ein Stilhandbuch zu erstellen, das die Mitarbeiter über die richtige Art der elektronischen Kommunikation informiert. Zunächst könnte das Unternehmen den Mitarbeitern raten, sich auf einen der im Buchhandel erhältlichen Reiseführer zu beziehen. Das Unternehmen könnte bestimmte Wege der E-Mail-Kommunikation aus dem Buch und aus anderen Quellen übernehmen. Irgendwann wären genug Informationen vorhanden, die das Unternehmen in einem eigenen E-Mail-Handbuch zusammenstellen könnte.