Solide Konzepte für Buchhaltungssysteme
Der Aufbau eines Buchhaltungsprogramms zum Schutz der finanziellen Integrität eines Unternehmens hängt von der Anwendung einiger Schlüsselprinzipien ab. Diese werden allgemein als interne Kontrollen bezeichnet.
Der Begriff "interne Kontrolle" erinnert normalerweise an die Kontrolle von Betrug. Dies ist jedoch nur ein Aspekt von Kontrollen in Rechnungslegungssystemen. Die anderen sind effektive und effiziente Abläufe, zuverlässige Berichterstattung und die Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften.
Verhinderung von Rechnungslegungsbetrug
Betrug kostet kleine Unternehmen in den USA durchschnittlich 6 Prozent des Umsatzes. Dies beläuft sich auf rund 400 Milliarden US-Dollar pro Jahr. Eine ordnungsgemäß organisierte Buchhaltung ist die erste Verteidigungslinie gegen diesen Verlust.
Die Buchhaltung selbst muss von der Möglichkeit befreit werden, Gelder oder Firmenvermögen abzuheben. Um unbefugte Zahlungen oder Käufe zu verhindern, sollten die verschiedenen Kreditorenbuchhaltungsfunktionen wie Bestellung, Genehmigung von Rechnungen, Schneiden von Schecks, Unterzeichnen von Schecks und Abgleichen des Bankkontos von verschiedenen Personen ausgeführt werden. Dies mag in einem kleinen Büro schwierig sein, aber eine genaue Überwachung der Bankaktivitäten durch die Eigentümer ist weiterhin möglich.
In ähnlicher Weise müssen auch die Einziehung von Geldeingängen und Warenrückerstattungen von mehreren Mitarbeitern durchgeführt werden, um das Risiko zu verringern.
Andere Betrugsprävention
Die Buchhaltung sollte auch für die Verfolgung der im Besitz des Unternehmens befindlichen Sachwerte verantwortlich sein. Ein Inventar von Gegenständen wie Werkzeugen, Bürogeräten und Maschinen muss geführt werden. Mindestens einmal im Jahr sollte jeder Gegenstand physisch lokalisiert und protokolliert werden. Ausgabenposten sollten an Mitarbeiter abgemeldet werden, die für ihre Pflege verantwortlich sind.
Wichtiger als Kontrollen: Die Förderung eines positiven Arbeitsumfelds reduziert den Betrug der Mitarbeiter und erhöht die Produktivität. Legen Sie einen Ethikkodex fest, der für alle gilt. Hören Sie auf die Mitarbeiter und erstellen Sie ein Programm zur Unterstützung von Personen mit Problemen. Mitarbeiter, die das Unternehmen als Familie betrachten, werden mehr zum Erfolg beitragen.
Genaue Berichterstattung
Ein internes Kontrollsystem gewährleistet die rechtzeitige und genaue Übermittlung von Finanzinformationen an das Management. Die regelmäßige Verfolgung von Zwischenfristen im Abrechnungszyklus gewährleistet die pünktliche Lieferung von Informationen. Sorgfältig gestaltete Verfahren fördern die Konsistenz und Genauigkeit.
Die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung sollten für jedes der Aufwandskonten im System eine Definition haben. Zum Beispiel hat ein Wohnhaus separate Konten für Wasser, das für die Landschaftsgestaltung verwendet wird, und Wasser, das von Mietern verwendet wird. Das Mischen der Zahlungen auf diesen Konten verzerrt die Kosten - und kann ein Problem verbergen.
In ähnlicher Weise sollten Steuerberater (in einem kleinen Büro können Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung von derselben Person bearbeitet werden) ebenfalls Anweisungen zur einheitlichen Buchführung der erhaltenen Zahlungen erhalten.
Manager müssen die Möglichkeit haben, Abweichungen bei den tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben zu überprüfen und zu erklären. Dies ist eine letzte Gelegenheit, Buchhaltungsfehler zu korrigieren, und bietet dem Management mehr Informationen.
Effektiver und effizienter Betrieb
Die Betriebsführung hängt von den Finanzinformationen ab, die von der Buchhaltungsabteilung bereitgestellt werden.
Fertigungs- oder Bauunternehmen benötigen beispielsweise ein detailliertes Auftragskostensystem, um den Eigentümern genaue Daten über die tatsächlichen Kosten jedes Auftrags zu liefern. Im Einzelhandel gilt das Gleiche für die Kosten der verkauften Waren. Ohne diese Informationen sind diese Unternehmen nicht in der Lage, ihre Produkte oder Dienstleistungen wettbewerbsfähig zu bepreisen. Preis zu hoch und sie können ihr Produkt nicht verkaufen; zu niedrig bewertet, bedeutet jeder Verkauf einen Nettoverlust für das Unternehmen.
Die schnelle und genaue Zahlung von Steuern, einschließlich Lohnabzügen, ist ebenfalls eine wichtige Funktion der Buchhaltungsabteilung. Die verspätete Zahlung von Lohnsteuern des Bundes kann zu verspäteten Gebühren von bis zu 15 Prozent des Gesamtbetrags führen. Da der IRS Zahlungen in der Reihenfolge anwendet, in der sie eingehen, kann eine verspätete Zahlung zu Nachzahlungen führen, die mit Strafen verbunden sind.
Eine gut organisierte Buchhaltung trägt somit direkt zum Unternehmensgewinn bei.
