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E-Mail ist für die Geschäftsabwicklung heute genauso wichtig wie das Telefon. Aber wie jede Form der Kommunikation kann auch E-Mail missbraucht werden. Unternehmen sollten eine E-Mail-Richtlinie haben, die Missbrauch und die Folgen von E-Mail-Missbrauch definiert. Die Dinge, die ein Mitarbeiter per E-Mail sagt, können sich schlecht auf das Unternehmen auswirken und sogar Ihr Unternehmen für Klagen anfällig machen.

Privatsphäre

Einige Mitarbeiter würden argumentieren, dass ihre E-Mail ihre private Kommunikation ist, aber bereits 1998 definierten Experten auf der vierten internationalen Konferenz zu ethischen Fragen der Informationstechnologie E-Mails, die von Mitarbeitern des Unternehmens als Unternehmen zur Unternehmenszeit auf Unternehmensausrüstung gesendet wurden Eigentum. Während Arbeitgeber akzeptieren, dass eine bestimmte Menge persönlicher E-Mails bei der Arbeit anfällt, sollte dies die Arbeit nicht beeinträchtigen, ebenso wenig wie persönliche Telefonanrufe die Arbeit beeinträchtigen dürfen. Arbeitgeber sollten ihren Mitarbeitern raten, niemals etwas in ihrer Arbeits-E-Mail zu übermitteln, das ihre Mitarbeiter und Vorgesetzten nicht sehen sollen.

Belästigung

E-Mails können eine Quelle für belästigende Nachrichten sein, von Mitarbeitern an Mitarbeiter, von Mitarbeitern an Vorgesetzte oder von Vorgesetzten an Mitarbeiter. Die Federal Communications Commission listet unerwünschte E-Mail-Kommunikation als eine Form der Belästigung am Arbeitsplatz auf. Sexuell suggestive, profane oder missbräuchliche E-Mails sollten Anlass für Disziplinarmaßnahmen sein, einschließlich der Kündigung. Diese Art der Kommunikation ist eine besonders schädliche Form der Belästigung, da sie eine Aufzeichnung erstellt, die als Beweismittel für rechtliche Schritte verwendet werden kann. Zu dieser Art des E-Mail-Missbrauchs gehören Dinge wie das Versenden von rassistischen oder sexuell beleidigenden Witzen, Cartoons und anderen Artikeln per Büro-E-Mail.

Vertraulichkeit

Viele Unternehmen bitten ihre Mitarbeiter, Vertraulichkeitsvereinbarungen zu unterzeichnen. Das Weiterleiten von Unternehmensnotizen, Berichten oder anderen vertraulichen Informationen an andere Personen außerhalb des Unternehmens kann als Verstoß gegen diese Vertraulichkeit angesehen werden. Unabhängig davon, ob die Absicht hinter solchen Weiterleitungen kriminell ist, z. B. das Versenden von Unternehmensgeheimnissen an einen Konkurrenten oder nur das Nichtdenken, z. B. das Teilen eines Besprechungsprotokolls mit Freunden, sollten Arbeitgeber betonen, wie wichtig es ist, E-Mails zwischen den Büros im Büro zu halten.

Andere Missbräuche

Das Stehlen des E-Mail-Passworts einer anderen Person oder das Hacken in sichere E-Mail-Konten bei der Arbeit sind weitere, weniger häufige Beispiele für E-Mail-Missbrauch. Je nachdem, was die Person, die das E-Mail-Konto verletzt, mit den von ihr beschafften Informationen macht, kann der Hacker strafrechtlich verfolgt werden. Die Verschlüsselung von E-Mails und die Ermutigung der Mitarbeiter, ihre Passwörter regelmäßig zu ändern und ihre Passwörter sicher aufzubewahren, kann dazu beitragen, diese Art von E-Mail-Missbrauch zu verhindern.