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Einen Mitarbeiter einzustellen ist keine leichte Aufgabe. Das Unternehmen muss die staatlichen und bundesstaatlichen Arbeitsgesetze einhalten, die sich nicht nur auf die Einstellung und Bindung von Personen beziehen, sondern auch auf Fragen wie die Führung von Mitarbeiterunterlagen. Neben der gesetzlichen Verpflichtung, Unternehmen genaue und aktuelle Aufzeichnungen zu führen, kann dies dazu beitragen, Konflikte in Zukunft zu vermeiden. Ein Arbeitgeber kann sich bei Problemen auf die Aufzeichnungen beziehen, anstatt sich auf das Gedächtnis oder die Annahmen zu verlassen.

Grundlegende Informationen und Verwaltungsformulare

Personalakten sollten grundlegende Informationen über den Arbeitnehmer, seine beruflichen Pflichten und Steuerformulare enthalten. Zu den Elementen, die dieser Definition entsprechen, gehören der Lebenslauf des Mitarbeiters, das Anschreiben, die Bewerbung, die Referenzschreiben und das IRS-Formular W-4. Bewahren Sie auch Verwaltungsformulare auf, wie z. B. die Bestätigung des Mitarbeiters über den Erhalt eines Mitarbeiterhandbuchs, das offizielle Stellenangebot, falls vorhanden, und eine Beschreibung der beruflichen Pflichten des Mitarbeiters.

Leistungsmaterialien

Mitarbeiterakten enthalten normalerweise Informationen darüber, wann ein Mitarbeiter eine Gehaltserhöhung erhält oder eine andere Form der Anerkennung erhält. Das Gegenteil ist auch wahr. Aufzeichnungen sollten Kundenbeschwerden, Verweise oder Disziplinarmaßnahmen gegen den Mitarbeiter dokumentieren. Bewahren Sie in diesem Abschnitt andere Materialien auf, die für die Leistung des Mitarbeiters relevant sind, z. B. regelmäßige Bewertungen, Anwesenheitslisten und Notizen zu Zeiten, in denen Sie und der Mitarbeiter sich getroffen haben, um Probleme zu besprechen.

Nicht enthaltene Artikel

Arbeitgeber sollten separate Dateien für vertrauliche Informationen aufbewahren. Besonders besorgniserregend sind die Krankenakten der Mitarbeiter und Dokumente, die sich auf den Staatsbürgerschaftsstatus des Mitarbeiters beziehen, wie z. B. Formular I-9s. Der Arbeitgeber sollte angemessene Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass vertrauliche Informationen sicher bleiben und nicht für eine allgemeine Einsichtnahme verfügbar sind.

Tipps zur Aufzeichnung von Aufzeichnungen

Jeder Mitarbeiter sollte eine separate Datei haben, und der Arbeitgeber sollte die Dateien an einem sicheren, gesperrten Ort aufbewahren. Das Unternehmen sollte über Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung der Dateien verfügen, damit der Arbeitgeber neue Informationen aktualisieren und alte Informationen nach Bedarf entfernen kann. Das Unternehmen sollte die Akten aufbewahren, auch wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Die staatlichen Gesetze können spezifische Regeln für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen enthalten. Arbeitgeber sollten die lokalen Gesetze überprüfen, bevor sie etwas entsorgen.