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Eine Rechnung ist ein Dokument, das von einem Verkäufer an einen Käufer gesendet wird, der offiziell die Zahlung für gelieferte Waren oder Dienstleistungen anfordert. Die Ausstellung einer Rechnung weist darauf hin, dass der Käufer den fälligen Betrag nun gemäß den festgelegten Zahlungsbedingungen mit dem Verkäufer begleichen muss. Es ist wichtig, gute Rechnungslegungsrichtlinien und -verfahren zu befolgen, um einen reibungslosen Geldfluss in das Unternehmen zu gewährleisten und auch das Debitorenmanagement zu verbessern.

Termine

Die folgenden Daten sollten enthalten sein; das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde, das Datum, an dem die Waren oder Dienstleistungen geliefert wurden, und das Datum, bis zu dem der Käufer zahlen sollte. Diese Daten helfen bei der Rückverfolgung der Rechnungsbewegung, z. B. Lieferverzögerungen, sowie bei der Bereitstellung anderer Informationen, z. B. der Alterung von Schulden.

Unternehmens-Details

Das abrechnende Unternehmen sollte seinen Namen, seine Anschrift, seine Telefonnummer, seine E-Mail-Adresse, seine Firmennummer und seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben. Die Angaben des Kunden oder seiner Agentur sollten ebenfalls angegeben werden, obwohl hier der Name und die Adresse ausreichen würden. Diese Angaben erleichtern die Zustellung und machen das Führen von Aufzeichnungen für beide Parteien effizient.

Rechnungsnummer

Jede Rechnung sollte eine bestimmte Rechnungsnummer haben. Für Forderungen sind sie normalerweise sequentiell, da sie von einer Seite ausgestellt werden, im Gegensatz zu Verbindlichkeiten für eingehende Rechnungen von verschiedenen Lieferanten. Dies hilft bei der ordnungsgemäßen Einreichung und dient als Referenz bei der Nachverfolgung nicht abgewickelter Konten.

Zahlungsbedingungen

Kunden wissen es im Allgemeinen zu schätzen, die Bedingungen ihres Lieferanten zu kennen. Es sollten klare Zahlungsbedingungen wie Zahlungsfrist, Bruttobetrag und fälliger Mehrwertsteuerbetrag festgelegt werden. Kunden sollten auch auf die Palette der Zahlungsmethoden und den genauen Namen des Unternehmens hingewiesen werden, an das die Zahlung erfolgen soll. Die Strafen und gesetzlichen Bestimmungen für verspätete oder nicht erfolgte Zahlung sollten im Dokument ausdrücklich genannt werden.

Warenbeschreibung

Dieser Abschnitt enthält die Spezifikation der gekauften Waren oder Dienstleistungen. Der Preis jedes Artikels wird angegeben, ebenso wie die Mengen jedes gekauften Artikels. Dies hilft sowohl dem Verkäufer als auch dem Käufer zu beurteilen, ob die angegebene Gesamtsumme korrekt ist. Außerdem wird die Aufschlüsselung der geschuldeten Beträge angezeigt.