Grundlagen des Vertragsmanagements

Unternehmer haben wichtige Funktionen bei der Verwaltung der Verträge, die sie mit Lieferanten, Kunden und Mitarbeitern abschließen. Der Bereich Vertragsmanagement bietet eine Grundstruktur von Tipps und Tools, die Managern bei der Aushandlung von Bedingungen, dem Schreiben von Verträgen, der Sicherstellung der Einhaltung und der Berichterstattung über die Ergebnisse helfen. Das Vertragsmanagement besteht aus neun Schritten.

Einladung zur Behandlung

Der Vertragsverwaltungsprozess beginnt, wenn Unternehmen eine „Einladung zur Behandlung“ ausstellen. Dieser juristische Begriff bedeutet einfach, dass das Unternehmen bereit ist, Angebote für Produkte oder Dienstleistungen zu erhalten, dass es einen neuen Mitarbeiter einstellen möchte oder dass es eine Vereinbarung mit einem Anbieter abschließen möchte. Mit anderen Worten, das Unternehmen ist bereit, aus einem bestimmten Grund einen Vertrag abzuschließen.

Vertragserstellung

Sobald eine Aufforderung zur Behandlung vorliegt, kann das Unternehmen Angebote für den potenziellen Vertrag annehmen. Ein Mitarbeiter kann sich für eine verfügbare Stelle bewerben, oder ein Verkäufer kann beispielsweise ein Angebot zur Erbringung einer Dienstleistung für das Unternehmen abgeben. Das Unternehmen kann nun beginnen, den Vertrag auf der Grundlage der für die Vereinbarung geeigneten Bedingungen zu schreiben. Diese Bedingungen können gesetzlich vorgeschrieben sein und sind manchmal situationsspezifisch. Das Gesetz verlangt beispielsweise, dass Arbeitnehmer einen Mindestlohn zahlen, und dieser muss sich im Vertrag niederschlagen. Obwohl Verträge auch mündlich abgeschlossen werden können, schließen die meisten Unternehmen schriftliche oder schriftliche Verträge ab, um rechtliche Fallstricke zu vermeiden, die bei mündlichen Vereinbarungen auftreten können. Ihr Unternehmen könnte in Betracht ziehen, sich bei der Erstellung eines Vertrags von einem Anwalt beraten zu lassen, um sicherzustellen, dass die Rechtssprache legitim und korrekt ist.

Verhandlung

Verhandlungen finden oft gleichzeitig mit der Vertragsgestaltung statt. Beide Seiten der Vereinbarung erörtern die Bedingungen und entscheiden über einvernehmliche Zusagen und Verpflichtungen. Das Vertragsrecht verlangt, dass zwischen den Vertragsparteien ein Abkommen geschlossen wird. Dies bedeutet, dass jede Seite etwas zum Nutzen der anderen geben oder austauschen muss. Wenn Sie beispielsweise ein Produkt an einen Kunden verkaufen, profitiert der Kunde von dem Artikel und Sie profitieren vom Umsatz.

Annahme

Die Akzeptanzphase des Vertragsmanagementprozesses ist häufig die frustrierendste, da eine oder beide Parteien möglicherweise nicht mit den im Vertrag festgelegten Bedingungen zufrieden sind. Wenn Sie Produkte oder Dienstleistungen verkaufen, tritt dieses Problem möglicherweise nicht auf, da der Kunde das Produkt entweder kauft oder nicht. Wenn Sie jedoch mit Lieferanten oder Mitarbeitern zu tun haben, müssen Sie möglicherweise zur Verhandlungsphase zurückkehren, bevor der Vertrag angenommen wird.

Ausführung

Parteien, die einen Vertrag annehmen, tun typischerweise etwas, um die Annahme zu signalisieren. Dies nennt man Ausführung. In einem schriftlichen Vertrag erfolgt die Ausführung, wenn beide Parteien den Vertrag unterzeichnen, häufig vor einem Zeugen. Bei mündlichen Verträgen erfolgt die Ausführung normalerweise, wenn eine Partei Geld im Austausch für ein Produkt oder eine Dienstleistung der anderen gibt. Bei einem Dienstleistungsvertrag umfasst die Ausführung auch die Erfüllung der im Vertrag genannten Pflichten oder Obliegenheiten. Wenn Sie beispielsweise jemanden mit dem Streichen Ihres Büros beauftragen, muss er dies innerhalb der vertraglich festgelegten Bedingungen und Grenzen tun.

Gewährleistung der Einhaltung

Der Vertragsmanager oder Geschäftsinhaber muss sich darum kümmern, dass alle Vertragsbedingungen von beiden Parteien erfüllt werden. Wenn eine Partei ihrer Seite des Geschäftes nicht gerecht wird, kann die andere Partei Vertragsverletzung geltend machen, was kostspielig sein kann. Dieser Schritt des Prozesses ist vielleicht der wichtigste, den Sie im Auge behalten sollten.

Vertragsänderung

Manchmal halten es eine oder beide Vertragsparteien für notwendig, ihre Geschäftsbedingungen zu ändern. Der Maler, den Sie eingestellt haben, benötigt möglicherweise einige zusätzliche Tage, um den Auftrag abzuschließen, oder Sie entscheiden sich möglicherweise dafür, Ihren Mitarbeitern eine Gehaltserhöhung zu gewähren. In diesen Fällen wird normalerweise ein neuer Vertrag ausgestellt.

Prüfung und Berichterstattung

Die meisten Unternehmen führen vierteljährliche, halbjährliche oder jährliche Prüfungen durch. Diese Audits geben dem Unternehmen die Möglichkeit, sicherzustellen, dass alle Verträge für diesen Zeitraum ordnungsgemäß abgeschlossen wurden und alle ausstehenden Schulden beglichen sind. Ihr Verwaltungsrat, Ihre Investoren oder andere wichtige Interessengruppen möchten möglicherweise ebenfalls einen Bericht über Ihre abgeschlossenen und laufenden vertraglichen Verpflichtungen; Der Prüfungsprozess gibt Ihnen die Möglichkeit, die Dokumente zu sammeln, um zu beweisen, wie Sie Geld ausgegeben und Ressourcen zugewiesen haben.

Vertragsverlängerung

Wenn Sie einen bestimmten Anbieter weiterhin verwenden möchten, müssen Sie den Vertrag regelmäßig überprüfen und erneuern. Möglicherweise müssen Sie den Vertragsvorgang wiederholen, um sicherzustellen, dass alle über die Vergütung und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen auf dem gleichen Stand sind.