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Sie können Mitarbeiter und Kunden bei Besprechungen effektiv einbeziehen, indem Sie visuelle Hilfsmittel zur Hand haben, um Ihre Punkte zu demonstrieren und ihre Aufmerksamkeit zu lenken. Es ist schwer für jemanden, interessiert zu bleiben, wenn eine Sitzung aus einer Person besteht, die lange über ein einziges Thema referiert. Projizieren Sie stattdessen Bilder wie Diagramme auf eine Leinwand oder verteilen Sie auffällige Flyer, um Ihr Publikum auf den Punkt zu bringen.

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Geben Sie eine Tagesordnung für das Meeting ein, in der jedes zu behandelnde Thema oder jede zu haltende Präsentation klar umrissen wird. Senden Sie die Tagesordnung ein oder zwei Tage im Voraus per E-Mail an die Teilnehmer und lassen Sie sie zu Beginn des Meetings in Papierform verteilen. Eine Agenda hilft dabei, das Meeting auf Kurs zu halten.

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Erstellen Sie eine Diashow, die alle Präsentationen begleitet, die Sie während des Meetings halten. Verwenden Sie Diagramme, in denen die Daten, über die Sie mit den Teilnehmern sprechen, klar dargestellt sind. Wenn Sie beispielsweise die Anzahl der Verkäufe diskutieren, die Ihr Geschäft jeden Monat tätigt, erstellen Sie ein Balkendiagramm, in dem die Verkäufe von Monat zu Monat dargestellt werden.

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Erstellen Sie Handouts mit denselben visuellen Hilfsmitteln, die Sie mit den Folien zeigen, und verteilen Sie diese während des Meetings. Teilnehmer können direkt auf den Handzetteln Notizen machen und später ganz einfach auf die Informationen verweisen.

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Verwenden Sie einen Notizblock oder ein Whiteboard, um während des Meetings Ideen zu entwickeln. Bitten Sie eine Person, der Schreiber zu sein, und geben Sie ihm einen Marker. Lassen Sie ihn die zentrale Idee in die Mitte des Notizblocks oder des Whiteboards schreiben und dann Linien zeichnen, die andere Ideen verbinden, die das Team entwickelt. Ihre Aufgabe ist es, die Ideensitzung zu leiten und die Dinge in Bewegung zu halten. Machen Sie am Ende des Meetings ein Foto des Whiteboards und senden Sie das Bild per E-Mail an die Teilnehmer.

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Verwenden Sie Video, um Ihren Standpunkt zu vermitteln. Wenn Sie in Ihrem Meeting das Kundenfeedback überprüfen möchten, spielen Sie ein Video mit Interviews mit Kunden oder einer Fokusgruppensitzung ab, damit Sie und Ihre Mitarbeiter klar verstehen, was die Leute denken. Dann überlegen Sie sich neue Wege, um die Kundenanforderungen zu erfüllen. Wenn Sie eine neue Werbekampagne bewerten, spielen Sie Videos mit potenziellen Werbespots ab und besprechen Sie, welche am besten funktioniert. Wenn Sie Ideen für Anzeigen entwickeln, ziehen Sie in Betracht, Videos von Anzeigen zu überprüfen, die Ihrer Meinung nach gut funktioniert haben, und lassen Sie das Team die Vor- und Nachteile der einzelnen Anzeigen besprechen.