Die Herausforderungen der geschäftlichen E-Mail-Kommunikation

Business Manager kommunizieren heute regelmäßig per E-Mail mit ihren Mitarbeitern, Kunden und anderen Stakeholdern. Während die E-Mail-Kommunikation schnell ist und problemlos von einem PC, Telefon oder einem anderen mobilen Gerät aus gesendet werden kann, lehnen Manager E-Mails ab, weil die Herausforderungen des Mediums in großen und kleinen Unternehmen bestehen.

Auswirkungen

Das Versenden einer E-Mail-Nachricht ist nicht wie das Versenden eines versiegelten Umschlags durch den Postdienst. Mitteilungen auf Papier werden viel seltener von jemandem gelesen, für den die Nachricht nicht bestimmt ist. Dies gilt nicht für E-Mails, die vom Empfänger an eine beliebige Person weitergeleitet werden können. Die Herausforderung für jeden Unternehmer besteht darin, klar über den Inhalt der E-Mail-Nachricht nachzudenken, die er senden möchte, und über die unbeabsichtigten Folgen der Informationen, die im falschen Posteingang landen.

Zeitrahmen

Manchmal verstopft eine E-Mail-Nachricht im "System" und wird nach dem Versand stunden- oder manchmal sogar tagelang nicht zugestellt. Sie erwarten eine fast sofortige Lieferung, aber das ist nicht immer der Fall. Eine genaue Datums- und Zeitstempelung kann einen Teil dieses Problems lindern. Wichtig ist aber auch zu bedenken, in welcher Zeitzone sich der Mailserver befindet und wie idiotensicher der Versandmechanismus ist.

Überlegungen

E-Mail wurde entwickelt, um die Kommunikation zu verbessern, indem sie schneller und auf den Punkt gebracht wird. Das Drucken von E-Mail-Nachrichten auf dem Unternehmensdrucker macht diesen Zweck jedoch zunichte. Das "papierlose" Büro ist weit entfernt, wenn zu viele Mitarbeiter darauf bestehen, alle E-Mail-Nachrichten, die sie senden oder empfangen, in Papierform zu führen.

Warnung

E-Mail hat es leicht gemacht, faul zu sein. Obwohl die Verwendung von E-Mails offensichtliche Effizienzgewinne bringt, stellen Sie sicher, dass Ihr Verkaufsteam E-Mails nicht als Krücke verwendet. Es gibt nichts Schöneres als ein warmes persönliches Treffen, um einen Verkauf abzuschließen oder einen potenziellen Kunden zu überzeugen.

Expert Insight

So wie Vertriebsmitarbeiter persönlich vor Kunden stehen müssen, müssen auch Manager persönlich mit den Mitarbeitern in Kontakt sein, stellt Shawn Smith von Next Level Consulting fest, einem in New York ansässigen Berater für wachsende Unternehmen. Für Manager ist es zu einfach, in geschlossenen Büros zu sitzen und Mitarbeitern E-Mails zu senden, ohne mit ihnen persönlich zu sprechen. Selbst die prägnanteste E-Mail-Kommunikation bedarf der Klärung durch einige Mitarbeiter.