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Kleine Unternehmen können Telefonkonferenzen nutzen, um teure persönliche Besprechungen zu vermeiden. Dies ist besonders hilfreich, um ein Meeting mit Kunden oder Kunden durchzuführen, die einen Flugzeugflug vom Unternehmensstandort entfernt sind. Die Kommunikation über eine Telefonkonferenz mit einem Kunden kann schwieriger sein als eine persönliche Präsentation, da das Unternehmen nicht den Vorteil hat, nonverbale Kommunikation und Hinweise des Kunden anzuzeigen. Insgesamt können Telefonkonferenzen eine praktikable Option sein, die Zeit und Geld spart.

Vor dem Anruf

Um während der Telefonkonferenz einen guten Eindruck zu hinterlassen, sollte das kleine Unternehmen vor der Telefonkonferenz eine Liste mit Aufgaben erstellen. Dazu gehört auch, einen ruhigen Raum im Büro auszusuchen, in dem das Gespräch geführt werden kann. Es sollte alle am Anruf beteiligten Personen bequem aufnehmen. Dies würde vorzugsweise einen runden Tisch mit dem Telefon in der Mitte einschließen, so dass jeder gleich weit vom Telefon entfernt ist. Dadurch werden unangenehme Wiederholungen von Sätzen vermieden, da der andere Teilnehmer nicht klar hören konnte.

Während des Anrufs

Alle Teilnehmer der Telefonkonferenz sollten eine Tagesordnung vor sich haben. Dadurch bleibt der Anruf auf Kurs. Zusätzlich sollte eine Person als Vermittler für den Anruf ernannt werden. Diese Person wird der Hauptredner sein und sicherstellen, dass der Anruf zum Thema und zur Aufgabe bleibt. Der Moderator kann auch andere vorstellen, bevor sie sprechen oder eine Frage beantworten. Die richtige Etikette schreibt vor, dass der Kunde oder Kunde immer weiß, mit wem er in einer Telefonkonferenz spricht.

Nach dem Anruf

Das Zusammenstellen von Notizen und das Versenden oder Faxen per E-Mail oder Fax an den Kunden ist eine nette Geste im Namen des kleinen Unternehmens. Dies ist nicht nur ein Grund, sich mit dem Kunden in Verbindung zu setzen, sondern geht auch über den Service hinaus. Indem der Kunde im Voraus darüber informiert wird, dass dies geschehen wird, kann er verhindern, dass er während des Anrufs wütend Notizen machen muss und möglicherweise wichtige Informationen übersieht, die versuchen, mit dem Gespräch Schritt zu halten, während er Notizen macht.

Teilnehmer

Allen Teilnehmern des Anrufs sollte empfohlen werden, während des Anrufs die ordnungsgemäße Etikette für Telefonkonferenzen einzuhalten. Dazu gehört, unnötige Bewegungen zu vermeiden, Papiere zu rascheln, außer der Reihe zu sprechen, andere zu unterbrechen und während des Telefonats zu essen oder zu trinken. Einige kleine Unternehmen können es als vorteilhaft erachten, während des Meetings eine Präsentation vorgeführt zu haben, damit jeder über die Punkte Bescheid weiß, die gemacht werden müssen. Dies kann auch verhindern, dass Personen übereinander sprechen, und dadurch unangenehme Situationen während des Anrufs vermeiden.

Überlegungen

Das Unternehmen sollte sicherstellen, dass die richtige Ausrüstung für die Telefonkonferenz verfügbar ist. Das Warten auf einen Anruf und die Möglichkeit, den Anruf über eine Gegensprechanlage zu unterbrechen, sollten deaktiviert sein. Vor jeder Telefonkonferenz sollte das System getestet werden, um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß funktioniert. Wenn Sie nicht auf die Telefonkonferenz vorbereitet sind, können Sie die Nachricht senden, dass das kleine Unternehmen auch andere Teile des Unternehmens nicht effektiv abwickeln kann. Vorbereitung ist der Schlüssel bei der Durchführung von Telefonkonferenzen.