So entfernen Sie vertrauliche Informationen von Kopierern

Beim Kopieren eines Dokuments müssen Sie nicht nur das Blatt Papier entfernen, um sensible Informationen davor zu schützen, in falsche Hände zu geraten. Moderne digitale Kopierer enthalten Festplatten wie ein Computer, die es ihnen ermöglichen, Bilder jedes jemals gescannten Dokuments zu speichern. Diese Bilder enthalten häufig Sozialversicherungsnummern, Kreditkartenkonten und Krankenakten, was sie zu Hauptzielen für Identitätsdiebe macht. Führen Sie einige einfache Schritte aus, um die Informationen zu löschen, bevor sie kompromittiert werden können.

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Installieren Sie Verschlüsselungssoftware oder Software zum Überschreiben von Datenträgern wie CyberScrub, INFOSweep oder Sharp Data Security Kit auf Ihrem Kopierer (Links in Ressourcen). Diese Sicherheitssoftware kann auf neuen Kopierern vorinstalliert sein oder Sie können sie separat erwerben. Die Verschlüsselungssoftware codiert jede kopierte Bilddatei, während beim Überschreiben der Festplatte zufällige Zeichen über die vorhandenen Daten kopiert werden, was die Rekonstruktion der Originaldatei äußerst schwierig macht.

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Verwenden Sie die Sicherheitssoftware, um regelmäßige Festplattenüberschreibungen durchzuführen und die vertraulichen Daten von der Festplatte des Kopierers zu löschen. Die Anweisungen zum Überschreiben des Datenträgers variieren je nach erworbenem Sicherheitsprogramm.

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Führen Sie ein weiteres Überschreiben der Festplatte durch, bevor Sie die Festplatte zur Wartung senden oder die Festplatte zur Entsorgung an den Kopiererhersteller zurücksenden.

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Fordern Sie ein signiertes "Zerstörungszertifikat" mit den Modell- und Seriennummern der Festplatte an, bevor der Anbieter den Kopierer aus den Räumlichkeiten entfernt. Solche Zertifikate dienen als Garantie dafür, dass die Festplatte und alle darin enthaltenen Informationen vernichtet werden. Möglicherweise möchten Sie die Festplatte nach dem Entfernen sogar sehen, damit Sie die Nummern auf der Festplatte mit denen auf dem Zerstörungszertifikat vergleichen können.