Faxetikette
Das Senden von Geschäftsmaterialien per Fax ist weitgehend computerisiert, obwohl die Regeln für die Geschäftskommunikationsetikette weiterhin gelten. Dies dient dazu, eine professionelle Präsentation zu gewährleisten und sicherzustellen, dass Ihre Faxe an die vorgesehenen Empfänger gelangen und vertrauliche Informationen vertraulich behandelt werden. Die Faxetikette hilft auch, interne Regeln und Richtlinien festzulegen, um den Faxprozess zu rationalisieren.
Ausgehende Faxkennungen
Unabhängig davon, ob Sie ein Fax elektronisch oder per Fax senden, sollten jedem Fax immer Identifikationsinformationen beigefügt werden. Dies sollte Ihren Firmennamen und Ihr Logo, Kontaktinformationen und den Namen der Person enthalten, die das Fax sendet. Fügen Sie außerdem das Datum der Faxübertragung, die Art und Größe des Anhangs sowie einen Vermerk mit dem Grund des Faxes bei.
Kein Spam
Verwenden Sie Ihr Faxgerät nicht zum Versenden von Spam oder unerwünschten Anzeigen - dies wird Ihre Kunden nur irritieren. Beschränken Sie Faxe auf angeforderte Informationen und gelegentliche Nachrichtenaktualisierungen und halten Sie nicht angeforderte Faxe kurz - höchstens ein oder zwei Seiten. Schützen Sie auch Ihre Faxnummer, damit Sie nicht als Spam eingestuft werden. Dies kann Ihre Maschine binden und Papier und Tinte verschwenden. Geben Sie Ihre Faxnummer nur bei Bedarf weiter und verhindern Sie das persönliche Faxen durch Mitarbeiter.
Vertrauliche Informationen schützen
Bewegen Sie den Mauszeiger nicht, wenn andere Faxe senden und wenn Sie ein neues Fax im Fach sehen, entfernen Sie es, drehen Sie es um, legen Sie es in den Posteingang des Empfängers oder senden Sie es persönlich zu. Dies trägt dazu bei, dass private Informationen vertraulich bleiben. Priorisieren Sie die Verwendung des Faxgeräts, falls erforderlich, um sicherzustellen, dass der unmittelbare Sende- und Empfangsbedarf zuerst abgedeckt wird.
Faxen regulieren
Vertrauen Sie ein- und ausgehende Faxe nach Möglichkeit einem Verwaltungsassistenten an, der den Faxbedarf priorisieren und sicherstellen kann, dass die Dokumente dort ankommen, wo sie hin sollen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit für Mitarbeiter, auf das Fax zu warten, regelmäßig das Gerät oder den Jockey auf Position zu überprüfen. Eine Person, die für diese Aufgabe verantwortlich ist, kann den Betrieb rationalisieren und das Faxen effizienter machen.
Wann nicht gefaxt werden soll
Denken Sie daran, dass Faxe möglicherweise von mehr Augen gesehen werden als diejenigen, die zum Namen auf dem Deckblatt gehören. Faxen Sie keine privaten Informationen wie Personalakten oder Finanzdaten des Unternehmens, die in den falschen Händen möglicherweise schädlich sein könnten. Ziehen Sie für diese Art von Daten eine Zustellung über Nacht oder sogar eine Postzustellung in Betracht.
