So verwalten und prüfen Sie Einkaufskarten für Unternehmen

Der allgemein anerkannte Rechnungslegungsgrundsatz Nr. 1 verbietet Kleinunternehmern, persönliche und geschäftliche Gelder zu vermischen. Einkaufskarten für Unternehmen – die für ein kleines Unternehmen häufiger eine Geschäftskreditkarte sind – sind eine Lösung, die über die Einhaltung der GAAP-Richtlinien hinausgeht. Ein striktes Kreditkartenmanagement sowie regelmäßige und stichprobenartige Audits sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Ausstellung von Beschaffungs- oder Kreditkarten eine kluge Geschäftsentscheidung bleibt.

Implementieren Sie vorbeugende Kontrollen

Je mehr ein Unternehmen kontrolliert, was Mitarbeiter mit Kreditkarten kaufen können und was nicht, desto besser kann das Unternehmen Kreditkartentransaktionen verwalten. Beginnen Sie damit, Kontrollen einzurichten, die Mitarbeiter davon abhalten, eine Visitenkarte für den persönlichen Gebrauch zu verwenden. Arbeiten Sie mit dem Kreditkartenunternehmen zusammen, um Transaktionen und Einkäufe im Voraus in bestimmten Unternehmen, z. B. in einem Spirituosengeschäft, einem Bekleidungsgeschäft oder einem Kino, zu verbieten. Legen Sie ein monatliches Ausgabenlimit für jede Karte fest, basierend auf einer vernünftigen Erwartung dessen, was Mitarbeiter normalerweise gemäß ihren Rollen und Pflichten ausgeben können. Informieren Sie sich vor der Einstellung über eine kriminelle Hintergrundüberprüfung oder ziehen Sie in Erwägung, eine Hintergrundüberprüfung durchzuführen, bevor Sie einem neuen oder bestehenden Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte ausstellen.

Mitarbeiter schulen

Legen Sie klare Erwartungen durch eine schriftliche Kreditkartenrichtlinie fest und bieten Sie den Mitarbeitern eine formelle Schulung an, bevor Sie ihnen Kreditkarten ausstellen, sowie eine jährliche Auffrischungsschulung. Eine Kreditkartenrichtlinie sollte festlegen, wer berechtigt ist, eine Firmenkreditkarte zu erhalten, die Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit der Verwendung der Karte definieren und die Geschäftsrichtlinie bezüglich des Kreditkartenmissbrauchs skizzieren. Berechtigungsrichtlinien können beispielsweise vorsehen, dass ein Mitarbeiter, der eine Karte besitzt, diese abgeben muss, wenn der Mitarbeiter aus leistungsbezogenen Gründen in ein Korrekturmaßnahmenprogramm aufgenommen wird. Zu den Aufgaben kann die Kaufautorisierung gehören und ein Einreichungsprozess für Kreditkartenbelege beschrieben werden. Geben Sie jedem Mitarbeiter eine Kopie der Richtlinie und verlangen Sie, dass jeder nach Abschluss der Erst- oder Auffrischungsschulung für seine Karte unterschreibt.

Monatliche Kontoüberprüfung

Führen Sie eine monatliche Überprüfung der Kreditkartennutzung durch, indem Sie die monatlichen Kreditkartenabrechnungen kurz nach Erhalt abgleichen. Überprüfen Sie den Kontostand jeder Karte und vergleichen Sie die Quittungen, die Mitarbeiter einreichen, mit denen auf der Kreditkartenabrechnung. Konzentrieren Sie sich speziell auf Datum und Uhrzeit, den oder die gekauften Artikel und ob der Kauf autorisiert wurde. Erstellen Sie nach dem Abgleich jedes einzelnen Kontos einen monatlichen Bericht, in dem die Ausgabentrends, die vom Händler ausgegebenen Beträge und alle roten Fahnen aufgeführt sind, die auf einen Versuch eines Kreditkartenbetrugs hinweisen können.

Untersuchungsprüfung

Untersuchen Sie ungewöhnliche Transaktionen mit hohem Dollarwert oder nicht autorisierten Transaktionen, die bei einer monatlichen Kontoprüfung aufgedeckt wurden, indem Sie eine Untersuchungsprüfung durchführen. In einigen Fällen muss ein Mitarbeiter möglicherweise nur eine detailliertere Erläuterung einer Transaktion oder den Grund für einen Geschäftskauf vorlegen. In anderen Fällen, beispielsweise wenn ein Mitarbeiter vermutet wird, dass er gegen die Kreditkartenrichtlinie verstößt, kann eine detailliertere Prüfung erforderlich sein. Eine detaillierte Prüfung oder Betrugsuntersuchung beginnt mit der Feststellung, wer die Transaktion angefordert oder autorisiert hat, und sammelt Informationen wie den aktuellen Standort des Artikels. Befragen Sie anschließend den Mitarbeiter des Karteninhabers, den Abteilungsleiter und, wenn möglich, den Verkäufer oder Händler, um weitere Details zum Kauf zu erfahren.