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Angebotsanfragen enthalten die Informationen, die Ihre Lieferanten und Lieferanten benötigen, um ein Angebot einzureichen und für Ihr bevorstehendes Projekt zu bieten. Details sind wichtig, wenn Sie ein RFP schreiben. Je mehr Details, desto wahrscheinlicher ist es, dass ein oder mehrere RFPs Ihren Anforderungen entsprechen. Bevor Sie mit dem Schreiben Ihres RFP beginnen, erstellen Sie einen Überblick über alle Informationen, die Sie benötigen.

Einige Hintergrundinformationen

Stellen Sie Hintergrundinformationen zu Ihrem Unternehmen bereit, einschließlich Historie, Produkte oder Dienstleistungen, Statistiken, Stärken, Schwächen und demografischen Merkmalen. Eine Zweckerklärung erklärt, welche Art von Produkt oder Dienstleistung Ihr Unternehmen benötigt und warum. Folgen Sie ihm mit Informationen zu den Zielen des Projekts und erklären Sie, wie diese Ziele einem bestimmten Bedarf in Ihrem Unternehmen entsprechen. Ein Abschnitt über die Stakeholder, die von dem Projekt profitieren, einschließlich der Größe der Gruppe oder besonderer Merkmale, hilft den Verfasser von Vorschlägen zu verstehen, wie das Projekt zur Arbeit Ihres Unternehmens passt.

Was du willst

Geben Sie die Leistungen an, die im Angebot enthalten sein müssen. Obwohl es wichtig ist, materielle Ergebnisse, wie 20 neue Workstations, einzubeziehen, vergessen Sie nicht die immateriellen Werte. Zu den Leistungen gehören auch Ihre Erwartungen, wie das neue Produkt oder die neue Dienstleistung Ihrem Unternehmen helfen wird. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise ein Unternehmen für die Bereitstellung von benutzerdefinierter Software auswählt, kann in einem Ergebnis angegeben werden, dass die Software eine nahtlose Migration von Daten von Ihrem alten System ermöglichen muss. Wenn Sie keine bestimmten Ergebnisse haben und nach Ideen zur Lösung eines Problems oder Bedarfs suchen, verwenden Sie diesen Abschnitt, um Anbieter zu bitten, ihre eigenen Lösungen bereitzustellen.

Projektanforderungen

Anbieter benötigen so viele Informationen wie möglich, um genaue Angebote zu machen. Teilen Sie ihnen mit, wann das Projekt voraussichtlich beginnt und endet, die Höhe Ihres Budgets, Rechnungsdetails und Anreize oder Strafen. Sie können auch Zieldaten für den Abschluss jeder Phase des Projekts angeben, Leistungsstandards festlegen und beschreiben, wie Sie den Fortschritt des Anbieters überwachen. Informieren Sie die Anbieter über spezielle Anforderungen. Möglicherweise müssen Anbieter die gleichen Einstellungspraktiken wie Ihr Unternehmen oder Ihre Agentur anwenden oder bestimmte Berufslizenzen besitzen.

Du bist ein Gewinner

Erläutern Sie im Formatabschnitt, was Anbieter tun müssen, um einen Vorschlag einzureichen. Eine Übersicht über die erforderlichen Abschnitte ist hilfreich, ebenso wie ein Styleguide, wenn Sie Vorschläge in einem bestimmten Format oder einer bestimmten Schriftart benötigen. Geben Sie an, bei wem der Vorschlag eingereicht werden muss, und geben Sie die Frist für die Einreichung von Vorschlägen an. Als Teil des Vorschlags können Sie Unternehmen bitten, Hintergrundinformationen wie Unternehmensgeschichte, Auftraggeber, Referenzen, Erfahrungen mit ähnlichen Projekten und Informationen über das Team, das an Ihrem Projekt arbeiten würde, anzugeben. Erstellen Sie einen Abschnitt mit den Bewertungskriterien, um Anbietern mitzuteilen, wie Sie den Gewinnervorschlag auswählen und wann sie informiert werden, wenn sie ausgewählt wurden.